Menos trabajo repetitivo
Procese las facturas en conjunto y revise el resultado desde una misma pantalla. Evite preparar un archivo y un correo para cada destinatario.
Envío automático de facturas por correo electrónico
Auto-Envío de Facturas FactuServer
Envíe sus facturas sin separarlas ni preparar los correos uno a uno.
Cargue el PDF conjunto de su programa de facturación. FactuServer separa cada factura con todas sus páginas, identifica al destinatario y prepara el envío individualizado por email, con un registro para consultar lo realizado.
- 01 · CARGUE Un PDF con todas las facturas
- 02 · REVISE Facturas separadas y destinatarios
- 03 · ENVÍE Cada cliente recibe sus documentos
Libere a administración del reparto de facturas
Imprimir, clasificar, ensobrar y enviar facturas ocupa tiempo cada mes. Preparar los correos manualmente también: separar archivos, buscar direcciones y adjuntar el PDF correcto. Automatice ese recorrido a partir de las facturas que ya genera su programa.
Menos papel y correo postal
Sustituya el reparto en papel por el envío de PDF y reduzca el consumo de impresiones, sobres y franqueo.
Su programa de siempre
Continúe emitiendo facturas con su aplicación habitual. Adaptamos la lectura a su formato de PDF y preparamos la incorporación de los datos de sus clientes.
Del PDF conjunto al correo de cada cliente
1. Cargue las facturas
Genere el PDF conjunto desde su programa y súbalo a la aplicación. Puede contener facturas de una página y otras de varias páginas.
2. Separe automáticamente
El sistema identifica cada factura y reúne las páginas que le corresponden en un PDF individual, conservando el documento generado por su programa.
3. Localice al destinatario
Relaciona cada factura con los datos del cliente para obtener su dirección de correo, incorporada mediante el conector al ERP o desde Excel.
4. Revise antes de enviar
Consulte las facturas procesadas y los avisos de la carga, como clientes sin correo o datos que no se han podido identificar. Seleccione las facturas que desea enviar.
5. Envíe a cada cliente
Cada destinatario recibe sus facturas como PDF adjuntos. Si tiene varias facturas seleccionadas, se agrupan en un mismo correo como documentos independientes.
6. Consulte los envíos
El sistema guarda un registro por correo enviado, con el destinatario, el asunto y el contenido, para poder revisar las comunicaciones realizadas.
Aproveche los datos de clientes que ya tiene
Desarrollamos el conector a su ERP para incorporar los datos de clientes y sus direcciones de correo. También puede cargarlos desde un Excel que relacione el CIF del cliente con su email.
Los destinatarios quedan almacenados para utilizarlos en los envíos. Durante la puesta en marcha acordamos cómo mantener esa información actualizada.
Añada sus condiciones y envíe otros documentos
Condiciones de venta dentro del PDF
Incorpore automáticamente una página adicional con sus condiciones de venta o los textos acordados para su empresa. Queda integrada al final de cada factura, en el mismo PDF que recibe el cliente.
Comunicaciones del modelo 347
Aproveche también el sistema para preparar y enviar el resumen anual de operaciones a cada cliente a partir del PDF conjunto de su asesoría. Adaptamos el procesamiento al formato del documento.
Una puesta en marcha ajustada a su empresa
Formato y datos
Preparamos la lectura de sus PDF y la incorporación de destinatarios desde el ERP o Excel. Revisamos con usted las facturas de varias páginas y los casos particulares de su documentación.
Correo y presentación
Configuramos el remitente, el texto del correo y, si lo necesita, la página adicional de condiciones. Probamos el proceso con los destinatarios que acuerde para la puesta en marcha.
Alojamiento y soporte
Elija alojamiento en nuestros servidores o instalación en los de su empresa. Concretamos con usted la configuración, las actualizaciones de datos y el soporte que necesita.
Antes de empezar
¿Tengo que cambiar mi programa de facturación?
No. Trabajamos con el PDF que genera su programa y adaptamos su procesamiento durante la implantación. Las facturas se siguen emitiendo desde su aplicación habitual.
¿Qué ocurre si una factura tiene varias páginas?
El sistema identifica las páginas de cada factura y las reúne en su PDF individual. El destinatario recibe el documento completo.
¿De dónde obtiene el correo del cliente?
De los datos incorporados mediante un conector a su ERP o mediante un Excel con CIF y email. Se almacenan para los envíos y acordamos cómo mantenerlos actualizados.
¿Puedo revisar las facturas antes del envío?
Sí. Después de cargar el PDF puede consultar el resultado, revisar los avisos y seleccionar las facturas que quiere enviar.
¿Sirve para otros documentos además de facturas?
Sí, por ejemplo para las comunicaciones del resumen anual de operaciones del modelo 347. Preparamos la identificación y el documento individual según el formato que utiliza su empresa.
¿El registro de envío confirma que el cliente ha leído el correo?
El registro permite consultar el envío realizado. No constituye una confirmación de lectura del destinatario.
Cuéntenos cómo envía sus facturas
Díganos qué programa utiliza, cómo obtiene los correos de sus clientes y qué trabajo realiza cada mes para repartir las facturas. Revisaremos cómo automatizar ese proceso.